«Электронная трудовая книжка»

В Российской Федерации с 01.01.2020 вступили в силу изменения, предусмотренные Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Указанными нормативно-правовыми актами предусмотрена альтернатива бумажной трудовой книжке – электронная трудовая книжка и регламентирован порядок формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Новый цифровой формат призван обеспечить постоянный и удобный доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям – к новым возможностям кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным, позволяющим сохранить бумажный формат столько времени, сколько это необходимо.

К преимуществам электронной трудовой книжки отнесены:

• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде или электронной форме. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку бумажном виде.Если работник не подаст никакого заявления, то работодатель продолжит вести трудовую книжку в бумажном виде. Работник может прямо указать в заявлении о желании сохранения бумажного варианта. При этом работодателю все равно придется передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР. Доступ к электронной трудовой книжке будет открыт для граждан в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России и через портал госуслуг, а также посредством соответствующего приложения для смартфонов. Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
• При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (в течение трех дней со дня обращения или в день увольнения), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.
• Для лиц, впервые устраивающихся на работу после 01.01.2021, предусмотрено ведение сведений о трудовой деятельности только в электронном виде. Трудовая книжка указанными работниками оформляться не будет.
• Если работник выберет электронный формат трудовой книжки, то работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (иными словами ведении трудовой книжки в электронной форме).
• В связи с принятием вышеуказанных федеральных законов работодатель не позднее по 30 июня 2020 года включительно обязан уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

• место работы;
• периоды работы;
• должности (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• основания прекращения трудового договора.
• Для работодателей с 1 января 2020 года будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.  Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

При необходимости работодателям следует провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года, в случаях приема на работу или увольнения, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Работодателям при приеме на работу граждан необходимо проверять имеется ли в документе о трудовой деятельности отметка о том, что работник отказался от бумажной трудовой книжки. Если такие сведения имеются, то достаточно будет подавать сведения в ПФР, если отметки нет – то работник должен предоставить бумажную трудовую книжку.

Помощник прокурора Октябрьского района

юрист 1 класса                                                                               И.Е. Рукша